Optimizar el tiempo dedicado a las tareas administrativas en una empresa es sinónimo de rentabilidad. También de mejora continua y de bienestar para los departamentos de RRHH. Porque la automatización y la digitalización ha posibilitado que estos últimos puedan trabajar más rápido y mejor. De hecho, ha contribuido a que puedan asumir un papel estratégico en la gestión de las personas.
La tecnología como nuevo revulsivo
Las tareas administrativas se han convertido en un auténtico hándicap para muchas empresas. De hecho, han supuesto, históricamente, un verdadero reto de la gestión empresarial.
Y es que, las tareas administrativas suelen ser repetitivas y, por lo general, de escaso valor añadido. Es decir, roban mucho tiempo y esfuerzo a los departamentos de RRHH a cambio de una escasa rentabilidad y capacidad de motivación.
Este panorama, sin embargo, ha sufrido un importante cambio en la última década. Gracias al proceso de digitalización, capaz de automatizar las tareas más tediosas, el departamento de RRHH ha logrado sacudirse algunas labores poco gratas. Por poner algunos ejemplos: la fase inicial de un proceso de selección, es decir, el cribado masivo de CV; la confección de nóminas y su entrega a los y las trabajadoras, o el seguimiento del control horario.
De hecho, tecnologías disruptivas como la IA o el Big Data se han convertido en aliadas indispensables de las empresas en su apuesta por el desarrollo, la transformación y el bienestar.
Hoy en día, gracias a la innovación en nuevas tecnologías, los sistemas digitales pueden desempeñar estas labores, dejando a los y las profesionales de personal tiempo y energía para afrontar tareas más gratas, motivantes, y estratégicas. Por poner otros tres ejemplos: el diseño de un plan de beneficios y bienestar para la plantilla, el desarrollo de políticas de igualdad o la organización de programas de formación y crecimiento.
Estrategias para optimizar el tiempo en tareas administrativas
La optimización de las tareas administrativas requiere la puesta en marcha de una estrategia diseñada en pro de dicho objetivo. Dicha estrategia se divide en varias etapas de actuación:
- Identificación de las debilidades y fortalezas del departamento de RRHH o Administración.
- Análisis de las posibles brechas en los procesos, sistemas empleados para la gestión empresarial o en el comportamiento y actitud del equipo humano.
- Impacto de todas esas ineficiencias en la productividad del departamento en cuestión.
- Diseño de un plan encaminado a solventar las deficiencias detectadas a través de soluciones ordenadas en el tiempo y por prioridades en función del impacto de cada una de ellas.
La mayoría de las empresas acaban detectando deficiencias muy comunes en la gestión de las tareas administrativas:
- Falta de apoyo tecnológico: softwares inteligentes de gestión (más eficientes en el desempeño de ciertas tareas y con escaso margen de error).
- Falta de capacidades blandas, es decir, de trabajar en equipo, de desarrollar una comunicación positiva, de liderar la transformación del departamento, etc.
- Falta de engagement: equipos de gestión realmente motivados y alineados con los objetivos estratégicos empresariales.
De hecho, son muchas las empresas que han encontrado la clave de la optimización de las tareas administrativas en una mayor apuesta por el bienestar de su personal de RRHH. ¿Cómo? Mediante planes wellness que permiten:
- La integración de hábitos saludables: físicos, nutricionales, etc.
- Una mayor posibilidad de conciliación de vida personal, laboral y familiar.
- La incorporación de rutinas productivas en el entorno laboral.
Estas últimas, encaminadas a lidiar con el estrés, las distracciones, la procrastinación, la frustración, la carga mental, etc. De hecho, suelen contemplarse, con tal objetivo: el desarrollo de sesiones de coaching o la incorporación, por ejemplo, de herramientas para la gestión efectiva del tiempo y la organización de tareas, basadas en la popular técnica Pomodoro o el denominado time-blocking.
No hay que olvidar, sin embargo, que la clave del éxito en la optimización de tareas administrativas para la consecución de una mayor productividad y nivel de bienestar pasan por el monitoreo y mejora continua.
Evaluar de manera constante las acciones emprendidas desde el departamento de RRHH será una condición necesaria para alcanzar los objetivos propuestos.
