Velocidad no es sinónimo de rendimiento. El líder efectivo regula el ritmo de su equipo para frenar el agotamiento, el absentismo y la rotación. Claves y herramientas para medir y gestionar la carga.
¿Por qué hablamos del líder como regulador del ritmo de trabajo? Las empresas que deseen operar en un mercado como el actual necesitan no solo líderes inspiradores e innovadores, necesitan líderes efectivos para alcanzar el éxito organizacional.
Pero ¿qué significa ser un líder realmente efectivo? Significa aglutinar una serie de competencias críticas que varían en función del contexto al que se enfrenta el CEO. Y en uno como el que atraviesan las organizaciones ahora mismo, la capacidad de regular el ritmo de los equipos de trabajo es, sin duda, una de ellas.
La gestión inteligente de la carga de trabajo o cómo perfeccionar las habilidades de liderazgo
Un líder preparado para asumir los actuales retos es aquel que no exige la máxima velocidad en el trabajo para alcanzar una mayor productividad o el éxito en innovación. De hecho, el mercado está repleto de ejemplos de jóvenes empresarios y empresarias que protagonizaron una estrepitosa caída por primar velocidad sobre calidad o rigor. Un líder preparado para llevar a su empresa hacia el éxito es aquel que sabe gestionar el ritmo de trabajo de su plantilla para evitar el agotamiento, el presentismo, la rotación y el absentismo.
Y es que, si algo ha quedado claro en la última década es que el líder que logre garantizar el bienestar y la salud de quienes forman parte de la organización, logrará aumentar proporcionalmente su rendimiento.
No en vano, la gestión inteligente de la carga de trabajo, ese saber identificar cuando la plantilla está sobrecargada y desmotivada a través de indicadores específicos, se ha convertido en una cualidad inherente no solo al CEO, sino a los directores y directoras del área de personas, quienes han de servir de apoyo a la alta dirección para tal compromiso.
Cómo evitar la caída del rendimiento y la merma de la salud mental a largo plazo
Alta incertidumbre, sobreinformación, adaptación a tecnologías disruptivas, incapacidad para conciliar…, los y las profesionales no lo tienen fácil. Por eso, resulta de vital importancia ofrecer espacios de trabajo donde el ritmo de la actividad diaria deje espacio para la recuperación, tanto física como cognitiva. Para ello, tanto RRHH como el propio CEO deben construir una organización que se capaz de:
- Identificar cuando la plantilla está al límite mediante las herramientas y los indicadores necesarios.
- Dar cabida a un sistema de pausas activas sistemáticas que permitan el descanso físico y mental.
- Establecer un sistema de prioridades en la consecución de objetivos a corto, medio y largo plazo.
- Buenas prácticas en la comunicación anticipada de objetivos, tareas, responsabilidades y posibles cambios en las dinámicas de trabajo.
- Identificación de cuellos de botella en el sistema de producción para solventarlos cuanto antes.
- Medir la curva de fatiga diaria para, en función de esta, ubicar las reuniones, tareas de alta concentración, etc.
- Garantizar cierta flexibilidad y autonomía en los procesos de trabajo diarios: tiempos de resolución, priorización de tipos de tarea, etc.
Además, pueden implementarse estrategias que sumen en favor del bienestar y la satisfacción de las plantillas, tales como:
- Desarrollar espacios ergonómicos donde existan los puntos de descanso y socialización.
- Ofrecer capacitación en gestión emocional: del estrés, de la incertidumbre…, para lidiar así correctamente con los picos de trabajo.
- Propiciar un buen ambiente de trabajo donde la transparencia y la comunicación en todas direcciones sean constantes.
- Facilitar servicios de apoyo como los de mindfulness, yoga, asistencia psicológica…, para personas que no logran reducir el nivel de estrés a pesar de disminuir la carga de trabajo o las responsabilidades.
- Desarrollar planes de beneficios corporativos con un alto impacto sobre la salud física y hábitos de vida adecuados (higiene del sueño, nutrición…), para mejorar la salud y el bienestar de las plantillas.
Se trata de, por un lado, gestionar adecuadamente el ritmo de trabajo y, por otro, brindar a los y las profesionales las herramientas adecuadas para adaptarse a un escenario cada vez más dinámico y exigente.
Medir el nivel de sobrecarga en tu equipo
Al margen de las horas trabajadas, existen otros indicadores objetivos que permiten evaluar el esfuerzo requerido y la capacidad de las plantillas para responder al mismo:
Encuestas de satisfacción personalizadas y/o grupales.
Reuniones face to face a fin de obtener una respuesta directa.
Herramientas para medir la carga mental como:
- El NASA Task Load Index, herramienta de ayuda para el diagnóstico de los factores de carga en los puestos de trabajo.
- La Batería Unipsico, que permite evaluar la situación psicosocial de un conjunto de profesionales para adoptar medidas preventivas y de intervención*.
- La Escala Cooper-Harper a través de preguntas filtro o la Escala de Bedford mediante un árbol de decisión; todas ellas aplicadas al trabajo y a la prevención de riesgos laborales para detectar la carga mental de trabajo*.
- Sistemas de monitorización de la actividad digital para detectar patrones de fatiga, siempre bajo el consentimiento de los empleados y empleadas.
- Herramientas de People Analytics mediante el uso de elementos personalizados capaces de medir, por ejemplo, las constantes vitales.
- Intensificación de los chequeos médicos por parte de los servicios y equipos de salud laboral.
- Software de control horario para registrar con mayor precisión la distribución de horas trabajadas y el cumplimiento real de la jornada laboral.
Herramientas prácticas para regular ritmo
Regular el ritmo necesita de una distribución acertada de las tareas y responsabilidades en el trabajo. Para ello, la empresa puede recurrir a herramientas prácticas:
- Workload management o plataformas de gestión de tareas como Asana o Monday.com. Estas permiten no solo distribuir las cargas de manera personalizada a lo largo de un día, una semana, el desarrollo de un proyecto determinado…, sino que permiten visualizar el estado de las mismas, su progreso.
- Softwares de trabajo basados en metodologías ágiles, pues permite establecer un número máximo de tareas que el equipo puede desempeñar de manera simultánea, evitando la multitarea y, con ello, la sobrecarga cognitiva.
- Técnicas de time blocking y enfoque Pomodoro para la gestión individualizada del tiempo. Estas permiten a los y las trabajadoras mantener la concentración absoluta en una tarea para después descansar de manera obligatoria. Se impiden así las interrupciones constantes.
Otras estrategias que pueden implantarse son la concentración de las reuniones en una sola jornada o el desarrollo de protocolos para la desconexión digital.
*Gil-Monte, Pedro R.. (2016). La Batería UNIPSICO: propiedades psicométricas de las escalas que evalúan los factores psicosociales de demanda. Archivos de Prevención de Riesgos Laborales, 19(2), 86-94. https://dx.doi.org/10.12961/aprl.2016.19.02.2
*La carga mental de trabajo, documento divulgativo del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo.
