Las organizaciones que quieren fomentar la innovación han de procurar un entorno laboral abierto y estimulante que invite a los profesionales a interactuar libremente, explorar intereses mutuos en forma colaborativa e intercambiar sus ideas.
Las oficinas tradicionales, concebidas para alcanzar la mayor eficiencia, generan un ambiente inhóspito para la expresión de creatividad. Los cargos directivos se encuentran en despachos a puerta cerrada. La distribución de los espacios compartimenta a los empleados en lugares estancos sin posibilidad de visualizar e interactuar con sus compañeros. Todas estas barreras físicas dificultan el flujo libre de la información y la colaboración creativa.
La configuración de los espacios de trabajo es fundamental para promover la comunicación y la creatividad. Diseñar espacios que ofrezcan estímulos muy variados y vínculos (físicos y electrónicos) entre los individuos, facilitando un marco común amplio que aliente a las personas a ver con nuevos ojos, establecer nuevas conexiones y pensar de forma más creativa y global.
Se ha avanzado mucho en la creación de centros de trabajo, y cada vez encontramos más empresas donde los espacios diáfanos y las separaciones de cristal priman sobre paredes y puertas cerradas. Es un símbolo físico de horizontalidad y apertura.
Pero rediseñar las organizaciones para fomentar la innovación es un proceso que implica también un cambio radical en la estructura organizativa. Las estructuras organizativas que favorecen la innovación son de tipo orgánico, en red, más flexibles y orientadas al propósito. El diseño organizativo debe preocuparse por crear un contexto de trabajo que estimule la autonomía, la toma de responsabilidades y la asunción de riesgos por parte de los empleados, estableciendo un marco donde la gente se pueda desenvolver libremente y expresar su creatividad y talento para hacer su trabajo, resolver problemas e innovar.
El diseño de los espacios organizativos debe fomentar una comunicación abierta que permita la conexión de las áreas que presentan problemas o focos de innovación y las personas que disponen del conocimiento o la información relevante para la creación de soluciones. Así pues, la interacción debe darse entre individuos y entre grupos de personas (grupos formales, como los departamentos, o por proyectos, grupos de mejora con objetivos específicos).
Para garantizar que la innovación pueda desarrollarse libremente, hemos de tener en cuenta que las fronteras deben ser suficientemente flexibles como para permitir a los individuos salir al exterior y volver habiendo alimentado su perspectiva con la de otros departamentos, los clientes, los proveedores, la competencia o el entorno social. Ampliar la panorámica de información y conocimiento enriquece la materia prima con que se generará el pensamiento creativo.
El enfoque de agilidad organizacional se orienta a desarrollar la capacidad de la organización para responder con rapidez y efectividad al cambio y a la incertidumbre. Esta agilidad se logra mediante la coevolución del trabajo que se realiza y el espacio en que se desarrolla.
El modelo de oficina flexible plantea alternativas de espacios para las distintas necesidades que pueden tener los trabajadores en diferentes momentos: trabajo individual, salas de trabajo concentrado, trabajo en equipo, encuentros informales y áreas de descanso.
Google ha sido pionera y fuente de inspiración en el desarrollo de espacios de trabajo, creación y diversión. Sus oficinas constituyen un entorno orientado a mejorar la experiencia del empleado, con el estilo de un complejo turístico, jardines y sombrillas en los exteriores, restaurantes temáticos, gimnasio y salas de juego, y con autoservicio de buggies de golf, bicicletas y monopatines multicolores para transportarse entre los distintos edificios. Ya en las oficinas, en las mesas hay lámparas de magma, y cualquier objeto personal que el empleado quiera tener. Cuelgan del techo banderas de múltiples nacionalidades y nadie parece fiscalizar las horas de trabajo ni las actividades de las personas. Las zonas de esparcimiento están repartidas por todo el edificio de modo que los empleados caminen y se encuentren cara a cara. En las paredes hay numerosas pizarras, para recoger las ideas en el momento en que se producen y contribuir con las propias ideas a los problemas planteados por los demás.
Los restaurantes temáticos ofrecen comida gratuita para todos los gustos, los empleados aprovechan para socializar (exactamente hablan de hacer amigos) y eso evita que tengan que salir a comer fuera, interrumpiendo demasiado su horario de trabajo. Además, el agradecimiento hacia la empresa por el mimo que supone una buena oferta culinaria repercute en horas y entrega en el trabajo.
También les ofrecen un gimnasio para llevar un estilo de vida saludable, que les ayuda a sentirse menos cansados en el trabajo. Lo cierto es que lo que ofrece Google en sus instalaciones, con su oferta de ocio gratuita y de libre disposición, es realmente una jaula de oro con la puerta abierta. Los empleados pueden quedarse más horas, generando debates, ideas y en definitiva, trabajando en grupo frente a un futbolín. Y además hacerlo felices.
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